Как да изберете кетъринг за парти в зала и какво да поискате в офертата.

Кетъринг по заявка през залата или ваш доставчик

Когато мислите как да изберете кетъринг за парти в зала, първо решете откъде идва той. При нас кетърингът не е задължителен и има два пътя. Първият е да го заявите през залата — услугата е по заявка, не е включена в наема, но се уговаря заедно с датата, часовете и останалите услуги, а доставчикът знае къде е входът, къде са хладилниците и колко време има за подреждане. Вторият е да изберете ваш доставчик, с който вече сте работили или който ви харесва.

Разликата е в това кой координира. При кетъринг по заявка през залата часовете за доставка, подреждане и прибиране се вписват в заявката и ние ги знаем. При ваш доставчик това е ваша работа: трябва да му дадете адреса, часа за влизане, часа за прибиране и да го свържете с нас за практичните въпроси. Какво стои постоянно в залата и какво се заявява отделно, е изброено при оборудването и услугите по заявка.

И в двата случая правилата са едни и същи: кетърингът трябва да знае формата (коктейл или седяща вечеря), броя гости, часа на тортата и часа на края. Без тези четири неща офертата е просто списък с храна.

Какво да поискате в офертата

Офертата за кетъринг трябва да отговаря на въпроса „какво точно получаваме и кога“, не само „какво ще ядем“. Повечето предложения, които клиентите получават, изброяват меню и цена на човек, а пропускат всичко останало — кой сервира, в какво се сервира, кой прибира и в колко часа си тръгва екипът. Точно тези пропуски се превръщат в проблеми вечерта.

Списъкът по-долу са елементите, които трябва да присъстват в офертата черно на бяло. Ако някой липсва, попитайте — най-често отговорът е „това е допълнително“, и е по-добре да го чуете преди партито. Съдовете и чашите са най-честият пропуск: кетърингът носи храната, но чиниите, приборите и чашите са „по договаряне“.

Поискайте офертата писмено и в един документ, не в разговор по телефона. Няколко дни преди събитието я пратете още веднъж с финалния брой гости и часовете, за да сте сигурни, че двете страни гледат една и съща версия.

• Меню на човек: какво точно включва, колко грама или бройки на гост, има ли вегетариански и алергенни варианти
• Формат на сервиране: бюфет, подноси при коктейл или сервирана седяща вечеря
• Сервиз: колко сервитьори, за колко часа, кога идват и кога си тръгват
• Съдове: чинии, прибори, чаши, салфетки, покривки — включени ли са, или се носят отделно
• Персонал за подреждане и прибиране: кой разопакова, кой събира чиниите, кой извозва
• Доставка: час на пристигане в залата, време за подреждане, нужда от хладилник или топло съхранение
• Прибиране: до колко часа остава екипът и какво се случва с останалата храна
• Какво НЕ е включено: напитки, лед, торта, обслужване на бара

Въпросите към кетъринга и защо имат значение

Въпросите в таблицата по-долу са тези, които опитен организатор задава преди да подпише. Нито един от тях не е за цената — тя идва накрая, след като знаете какво сравнявате. Задавайте ги на всеки доставчик, когато събирате оферти, за да сравнявате еднакви неща.

Най-важният въпрос е за часовете. Залата се наема до 8 последователни часа и доставката, подреждането и прибирането на кетъринга трябва да се вместят в тях заедно с украсата, музиката и самите гости. Кетъринг, който идва „някъде към шест“, когато гостите са поканени за седем, не оставя време за нищо. Как се разпределят часовете, е описано при статията за 8-те часа наем.

Вторият най-важен е за броя хора от екипа. При 80–100 гости и топла храна един сервитьор не стига, независимо какво казва офертата. Попитайте колко души ще бъдат на място и за колко часа, и го запишете. Ако кетърингът не осигурява достатъчно персонал, сервитьор може да се заяви отделно през залата.

Собствена храна като алтернатива или в комбинация

Кетърингът не е единственият път. В залата собствената храна и напитки са разрешени, така че може да донесете всичко сами, да поръчате от любим ресторант без сервиз, или да комбинирате: кетъринг за основното, собствени мезета, напитки и торта. Комбинацията е най-честият избор при частни празници, защото дава контрол върху напитките и спестява от частите, които компанията може да поеме.

Собствената храна има цена, която не се вижда в офертите: времето и хората. Някой трябва да купи, донесе, подреди, следи и прибере. При 30–40 гости това са двама–трима души от компанията за два часа преди партито и час след него. При 80–100 гости вече става тежко и заявен сервитьор или кетъринг за топлата храна си струват. Подробно какво работи и какво не при собствена храна е описано при статията за собствена храна и напитки в парти зала.

Ако комбинирате, кажете на кетъринга какво носите сами. Доставчик, който очаква да сервира и напитките, ще дойде с друг план за персонала и съдовете, отколкото ако знае, че барът е ваш. Същото важи за тортата: уточнете кой я внася, кой я реже и в чии чинии се сервира, за да не се окаже ничия работа в най-снимания момент.

Хладилниците, помещението за подготовка и часовете за доставка

Залата има хладилници, бар зона и отделно помещение за подготовка. Това решава повечето практични въпроси на кетъринга: студената храна и напитките влизат в хладилниците, подготовката и разопаковането стават в отделното помещение, а не пред гостите, и барът е готов за напитките. Кажете на доставчика какво има на място, за да не носи собствени хладилни кутии за неща, които може да охлади тук.

Часовете за доставка се уговарят спрямо началния час на гостите, не спрямо удобството на доставчика. Практично правило: кетърингът влиза поне два часа преди гостите, ако има подреждане на бюфет и маси, и час и половина, ако е коктейл с подноси. Хладилниците трябва да се заредят с напитките преди това, за да са студени, когато дойдат първите хора.

Форматът на събитието променя и кетъринга, и подредбата. При седяща вечеря менюто е на курсове, трябват повече сервитьори и маси за всички; при коктейл храната е на подноси и бюфет, гостите стоят и се движат, а залата остава по-свободна за дансинг. Кой формат кога работи, е сравнено при статията коктейл или седяща вечеря.

Типичните пропуски и как да ги избегнете

Първият пропуск е да поръчате кетъринг за брой гости, който не знаете. Финалният брой трябва да е ясен няколко дни преди събитието — това определя количествата, персонала и подредбата. Вторият е да не уточните кой сервира тортата и напитките; кетърингът често счита, че това не е негова работа, а компанията счита обратното. Третият е да няма човек от ваша страна, който посреща доставката и показва къде какво отива.

Четвъртият пропуск е за края. Ако екипът на кетъринга си тръгва в полунощ, а партито е до три, някой трябва да прибира чиниите след това. Уточнете до кога остава и какво се случва с храната, съдовете и опаковките. Петият е най-простият — никой не е казал на кетъринга адреса и входа. Залата е на партер с отделно фоайе, което прави разтоварването лесно, но доставчикът трябва да го знае предварително.

Partizala е самостоятелна зала под наем в ж.к. Банишора, близо до центъра на София, с бар зона, хладилници и помещение за подготовка на място; кетъринг, сервиз, барман, сервитьор и чаши под наем се заявяват отделно. Ако искате кетъринг през залата, кажете го при заявката. Изпратете запитване за желаната дата през календара за заявки или на 0878 396 223, а екипът ще потвърди наличността.