Защо фирменото коледно парти се планира осем седмици назад
Един работещ чеклист за фирмено коледно парти започва от датата и върви назад. Причината е проста: през декември залите, кетърингът и DJ-ите са заети едновременно от много фирми, а вътре във фирмата решенията минават през бюджет, одобрение от ръководството и събиране на потвърждения от колегите.
Осем седмици са реалистичен минимум за компания от 30 до 100 души. При по-малък екип част от стъпките се свиват, но редът им остава същият: първо бюджетът и датата, после залата, след това външните услуги, накрая програмата и детайлите. Ако търсите зала за коледно парти в София, проверката на свободна дата е първата задача, която не търпи отлагане.
Организацията на коледно фирмено парти в София е по-лесна, когато има един човек, който държи целия списък, и по един отговорник за всяко перо.
Чеклист по седмици: задачи и отговорник
Таблицата е ориентир, а не догма. Ако започвате по-късно, обединете първите две седмици в една и намалете броя на външните услуги, вместо да прескачате стъпки.
Датите за потвърждение от колегите са нарочно рано. Реалният брой гости определя подредбата на залата, количеството храна и напитки и броя на наградите, така че без него всички следващи решения са приблизителни.
| Седмица преди датата | Задачи | Отговорник |
|---|---|---|
| 8 седмици | Бюджет по пера и одобрение; избор на две-три възможни дати; кратко проучване на колегите за предпочитан ден | Офис мениджър + ръководител |
| 7 седмици | Оглед на зала, проверка на свободна дата, заявка и потвърждение на часовете; уточнен максимален брой гости | Офис мениджър |
| 6 седмици | Решение кетъринг или собствена организация на храната; заявка за DJ или водещ; запитване за украса | HR / отговорник храна |
| 5 седмици | Покана до екипа с дата, час, адрес и срок за потвърждение; програма в груб вид | HR |
| 4 седмици | Списък с награди и игри; поръчка на подаръци; уточняване на меню и напитки според потвърденията | Отговорник програма |
| 3 седмици | Финален брой гости; подредба на масите; транспорт за гостите, ако е нужен; напомняне на неотговорилите | Офис мениджър |
| 2 седмици | Потвърждение с всички доставчици; списък с покупки за напитки и украса; кой носи какво | Всички отговорници |
| 1 седмица | Часови план на вечерта; разпределение на ролите за деня; проверка на плейлистата и техниката | Отговорник програма |
| Денят | Пристигане преди гостите, подреждане, посрещане, контрол на часа за край, освобождаване на залата | Дежурен отговорник |
Бюджет по пера, преди да питате за цена
Първото нещо, което ръководството ще попита, е колко ще струва. Отговорът е по-точен, когато сте разбили бюджета по пера, а не когато имате една обща сума.
Цената на самата зала при Partizala се определя според датата, часовете, броя гости, подредбата и заявените услуги, а редът на плащане е описан в условията за цени и резервации. Затова в заявката си струва да опишете всичко наведнъж — така офертата покрива реалния формат, а не хипотетичен.
- Наем на зала — часове, дата, подредба
- Храна — кетъринг със сервиз или собствена организация
- Напитки — бар, чаши, лед, безалкохолни
- Музика — DJ или собствена плейлиста през озвучаването на място
- Програма — водещ, игри, награди за екипа
- Украса и тематичен декор
- Фото и видеозаснемане
- Транспорт за гостите, ако залата е далеч от офиса
- Резерв за непредвидени разходи
Делнична или уикенд дата: защо неделя–четвъртък е по-лесният избор
Съботите през декември се запълват първи, защото ги искат едновременно фирмите, семейните тържества и частните партита. Делничните вечери се търсят по-малко, затова са по-лесни за резервиране в късен момент, а на много места са и по-евтини като принцип.
При Partizala този принцип е записан ясно: от неделя до четвъртък цената на залата е с 25% отстъпка при стандартен наем, целогодишно. За фирмено парти в делничен ден това е и практичен аргумент пред ръководството, и по-голям избор на свободни дати. Четвъртък вечер с начало в 19:00 ч. е напълно работещ вариант за екип, който на следващия ден е на работа.
Ако колегите държат на петък или събота, заявете датата още в седмата седмица от чеклиста. Свободните дати се проверяват през календара за резервация, а огледът е по предварителна уговорка.
Храна и напитки: кетъринг със сервиз или собствена организация
Кетърингът е по-простото решение за организатора — един доставчик, едно меню, сервиз и почистване след вечерята. Компромисът е, че решението трябва да се вземе рано и менюто се фиксира по потвърден брой гости. Собствената организация е по-гъвкава и по-евтина при малък екип, но изисква човек, който да поръча, донесе, подреди и прибере.
Собствена храна и напитки са позволени; кетъринг, сервиз, барман и чаши са по заявка — кое е на място и кое се заявява отделно е в прегледа на оборудването и услугите.
Практично правило: ако гостите са над 50 или програмата е с официална част, заявете поне сервитьор и чаши под наем, дори храната да е ваша.
Музика, програма, награди и украса: кое се решава кога
Музиката е първото, което гостите забелязват, и последното, за което организаторът се сеща. Озвучителната система в залата е на място. Ако ще има DJ, заявете го в шестата седмица — декемврийските дати при DJ-ите се пълнят рано — и му дайте три неща: начален и краен час, моментите за приветствие и награди, и кратък списък какво задължително да пусне и какво да не пуска. За първата седмица остават проверката на плейлистата и тестът на техниката.
Програмата за коледно парти обикновено е кратка: приветствие от ръководството, две-три игри с награди и по-дълга свободна част. Ако планирате презентация с равносметка на годината, отбележете още в заявката, че ви трябват проектор и екран — те не са стандартно оборудване. Как минава вечер с официална част и парти в един наем е описано при залата за фирмено събитие.
Украсата и тематичните декори се заявяват като услуга или се носят от екипа. И в двата случая напишете в заявката колко време ще ви е нужно за подреждане, за да влезе в осемте часа наем заедно със самата програма.
Денят на събитието: чеклист за дежурния отговорник
В деня на партито организаторът има една задача — да не се превърне в единствения работещ човек на вечерта. Затова ролите се разпределят седмица по-рано: кой посреща във фоайето, кой държи връзка с кетъринга, кой пуска музиката и кой следи часа.
Подредбата зависи от броя гости и от това дали всички сядат едновременно. При 30, 50 или 80 души балансът между маси и свободна площ е различен и е разписан в сравнението по брой гости. Капацитетът е до 100 гости и се потвърждава според формата.
- Пристигане поне час преди гостите — за украса, тест на музиката и подредба на наградите
- Един човек във фоайето за посрещане и указания за връхните дрехи
- Телефон на кетъринга, DJ-я и залата в един списък у дежурния
- Часови план на видно място — приветствие, вечеря, игри, свободна част
- Напомняне за крайния час 30 минути преди края, за да няма изненади
- Списък какво се прибира обратно в офиса — награди, техника, остатъци от напитки
- Кратка обиколка на залата преди тръгване, за да не остане нищо забравено
Често задавани въпроси
Кога най-късно да резервираме зала за коледно фирмено парти в София?
Колкото по-рано, толкова по-голям е изборът на дати. При осем седмици предварително обикновено има избор и между делнични, и между уикенд дати; при по-кратък срок делничните вечери са по-реалистичният вариант. Свободна дата се проверява през календара на сайта, а резервацията става активна след потвърждение от екипа.
Колко седмици предварително трябва да започне организацията на фирмено коледно парти?
Осем седмици са реалистичен минимум за екип от 30 до 100 души: първите две отиват за бюджет, дата и зала, следващите три за външни услуги и покани, последните три за брой гости, програма и роли за деня. При по-малък екип стъпките се свиват, но редът им остава същият.
Кой във фирмата да отговаря за какво при коледното парти?
Един човек държи целия списък, а за всяко перо има по един отговорник, записан с име, не с длъжност: зала и дата, храна и напитки, програма и награди, покани и потвърждения. В деня на партито дежурният отговорник е добре да е различен от организатора, за да не работи само той цялата вечер.
Как да разпределим бюджета за фирмено коледно парти по пера, преди да имаме оферти?
Запишете перата без суми: зала, храна, напитки, музика, програма и награди, украса, заснемане, транспорт и резерв. Пропорциите се уточняват след офертите, но списъкът показва на ръководството какво влиза в общата сума и какво може да отпадне, ако трябва да се пести.
Какво да пише в поканата към колегите и докога да искаме потвърждение?
Дата, начален час, адрес на залата, дрескод, ако има такъв, и срок за потвърждение — около две седмици след поканата. Реалният брой гости определя подредбата, храната и наградите, затова напомнете на неотговорилите преди третата седмица от чеклиста.
Кога най-късно да заявим DJ и кетъринг, ако партито е през декември?
В чеклиста и двете са в шестата седмица преди датата, защото декемврийските дати при доставчиците се пълнят рано. Менюто и часовете на DJ-я се уточняват по-късно, след финалния брой гости в третата седмица.
Какво да проверим в деня на фирменото коледно парти, преди да дойдат гостите?
Украсата и подредбата на масите, тест на музиката и техниката, наградите на едно място, часовия план на видно място и телефоните на доставчиците у дежурния. Пристигнете поне час преди гостите, за да влезе подреждането в часовете на наема.