Защо фирмено парти без агенция е реалистично
Агенцията върши три неща: събира доставчиците, държи програмата и поема отговорността, ако нещо се обърка. За събитие със сцена, брандинг и стотици гости това си струва. За фирмено парти за 30–100 души в самостоятелна зала трите неща са по силите на един организиран човек с таблица и няколко телефонни разговора, защото доставчиците са малко и програмата е проста.
Основното условие е залата да не ви товари с допълнителна организация. Самостоятелна зала с бар зона, озвучителна система, осветление, маси и столове, сепарета и отделно фоайе покрива инфраструктурата; остава да решите храната, музиката и програмата. Какво предлага залата за този формат, е описано при залата за фирмено събитие в София.
Второто условие е да приемете, че организацията е част от работата ви за няколко седмици, а не задача за последния ден. Таблицата с пера, решаващи и срокове по-долу е инструментът, с който това се управлява.
Бюджетът по пера, без суми
Първата стъпка не е да питате „колко струва“, а да изброите за какво се плаща. Перата при фирмено парти в зала са винаги същите: наем на залата, храна, напитки, музика, украса, фото, услуги по заявка (барман, сервитьор, водещ) и резерв. Срещу всяко перо напишете кой го решава и до кога, после попълнете офертите.
Разделете перата на такива, които растат с броя гости, и такива, които не растат. Храната, напитките и чашите растат с всяко име в списъка. Наемът на залата, DJ, водещият и украсата са почти същите за 40 и за 90 души. Това определя къде ръководството може да пести без да личи и къде не бива — подробно в статията за разпределяне на бюджета.
Резервът е задължително перо, не пожелание. Той покрива допълнителните гости в последната седмица, повредената украса и забравените неща. Ако в края остане неизползван, толкова по-добре за отчета.
Датата: делник с отстъпка или петък
Фирменото парти има едно предимство пред частните празници: датата се избира от компанията, а не от календара на роднините. Това отваря делничните дни. При нас от неделя до четвъртък цената на залата е с 25% отстъпка при стандартен наем — за фирмено парти в четвъртък вечер това е най-голямата икономия, която не личи по нищо в самата вечер.
Четвъртък има и друг плюс: колегите идват направо от офиса, а в петък работният ден е по-лек. Петъкът е традиционният избор, но е и най-търсеният ден за всички останали, така че свободната дата, DJ и кетърингът се заявяват по-рано. Коледните партита са отделна история с още по-кратък календар — виж залата за коледно парти в София.
Решете датата първа, преди всичко останало. Без потвърдена дата нито кетърингът, нито DJ могат да ви дадат ангажимент. Проверката на свободната дата минава през календара на залата, а екипът потвърждава наличността.
Зала, кетъринг или собствена храна, DJ и водещ
Залата се заявява с конкретни параметри: дата, часове, брой гости, подредба и услуги. При нас наемът е до 8 последователни часа, минимална продължителност няма, залата е 180 м² и до 100 гости според формата. Коктейлна подредба с високи маси побира повече хора и подканя към движение; седяща вечеря фиксира местата и изисква повече време за подреждане.
Храната има два пътя. Кетъринг със сервиз е по-малко работа за вас и е естественият избор при 60–100 души. Собствената храна и напитки са разрешени и кетърингът не е задължителен — при 30–40 души и неформален тон поръчана храна плюс собствени напитки в хладилниците на бар зоната работи добре. И в двата случая заявете барман, за да не стои колега зад бара.
Музиката тръгва от озвучителната система на място с плейлиста от лаптоп или от DJ по заявка. Водещият също е по заявка и има смисъл, ако програмата включва награди, речи или фирмени игри; за парти без официална част той е излишен. Проектор и екран не са стандартно оборудване — ако има презентация, заявете ги предварително според наличност. За формат с обучение или презентация форматът е друг: зала за презентация и обучение в София.
Програмата на фирменото парти по часове
Фирменото парти има две части, които не бива да се смесват: официалната (приветствие, обобщение на годината, награди) и неофициалната (храна, разговори, танци). Официалната част е кратка и е в началото, докато всички са дошли и са трезви. Ако е дълга или късна, половината зала не слуша.
Примерна програма за вечер от 18:00 до 01:00 ч. в рамките на наем до 8 часа: първият час е подготовка без гости; после посрещане във фоайето; кратка официална част; храна; свободна част с музика; танци за тези, които искат; спокоен край в сепаретата. Вечерните събития приключват най-късно в 04:00 ч.. Охрана за вечерното събитие се организира по заявка и се включва в офертата.
Най-честата грешка е да се планира програма за цялата вечер. Колегите искат да говорят помежду си — оставете поне половината време без организирана дейност. Как да разпределите часовете, е описано в статията за 8-те часа наем.
- 17:00–18:00 — подготовка: кетърингът подрежда, напитките влизат в хладилниците, проба на озвучаването
- 18:00–18:45 — посрещане във фоайето, връхни дрехи на определеното място, първо питие
- 18:45–19:15 — официална част: приветствие от ръководството, кратко обобщение, награди, ако има
- 19:15–20:30 — храна: бюфет или седяща вечеря, музиката е фонова
- 20:30–21:30 — свободна част: разговори, фирмени игри по желание, снимки
- 21:30–00:00 — танци за тези, които искат; сепаретата за останалите
- 00:00–00:30 — спокоен край, сбогуване, уговорени таксита
- 00:30–01:00 — прибиране на фирмените вещи и предаване на залата
Отговорници: перо, кой решава, кога
Офис мениджърът не трябва да решава всичко сам — трябва да знае кой решава всяко перо и до кога. Ръководството дава бюджета и датата; офис мениджърът избира залата и доставчиците; един колега поема музиката, друг — снимките, трети — комуникацията. Таблицата по-долу е шаблон, който се попълва с имена и дати за вашата компания.
Сроковете вървят отзад напред: от датата на партито се вади времето за потвърждение на кетъринга, после на DJ, после на залата. Най-ранното решение е датата и залата, най-късното — финалният брой гости, който се дава на кетъринга и залата заедно.
Определете и човек за самата вечер — не непременно офис мениджърът, който вече е работил седмици. Този човек идва първи, посреща доставчиците, дава знак за официалната част и предава залата в края.
| Перо | Кой решава | Кога |
|---|---|---|
| Бюджет по пера | Ръководството | Първо, преди всяка оферта |
| Дата и часове | Ръководството с офис мениджъра | Веднага след бюджета; делник носи отстъпка |
| Зала и подредба | Офис мениджърът | След датата; оглед по уговорка |
| Храна: кетъринг или собствена | Офис мениджърът | След потвърдена зала |
| Напитки и барман | Офис мениджърът | Заедно с храната |
| Музика: плейлиста или DJ | Колега-отговорник | След потвърдена дата |
| Водещ и официална част | Ръководството | Поне две седмици преди партито |
| Украса и фото | Колега-отговорник | След решение за темата |
| Финален брой гости | Офис мениджърът | Последната седмица, към кетъринга и залата |
| Отговорник за вечерта | Офис мениджърът определя | Преди партито, с ясна програма в ръка |
Комуникацията с колегите и заявката за дата
Колегите трябва да знаят три неща рано: датата, часа и дали може да доведат партньор. Всичко останало — програмата, темата, дрескодът — може да дойде по-късно. Пратете първото съобщение веднага след потвърдената зала, а потвърждението на присъствието поискайте със срок, защото финалният брой отива към кетъринга и залата.
Не обещавайте изненади, които не са потвърдени. Ако DJ, фотограф или водещ още не са договорени, не ги споменавайте. Напомнянето седмица преди партито с адрес, час и как се стига е по-полезно от всяка тийзър кампания. Залата е в ж.к. Банишора, близо до центъра на София, на партер — кажете го на колегите, заедно с точния адрес.
Заявката за дата се подава през календара за заявки или на 0878 396 223; огледът е по предварителна уговорка и е добра идея преди да решите подредбата. Екипът потвърждава наличността и прави оферта според датата, часовете, броя гости, подредбата и заявените услуги — тази оферта е редът „зала“ в таблицата ви с пера.
Често задавани въпроси
Може ли фирмено парти за 80 души да се организира без агенция?
Да, ако залата покрива инфраструктурата и разделите работата на пера с отговорник и срок. Кетъринг със сервиз, DJ по заявка и барман поемат най-тежките части, а офис мениджърът координира. Агенция има смисъл при сцена, брандинг и много доставчици.
Делник или петък е по-добре за фирмено парти?
Четвъртък е добър компромис: колегите идват от офиса, петъкът е по-лек, а цената на залата от неделя до четвъртък е с 25% отстъпка при стандартен наем. Петъкът е традиционен, но е най-търсеният ден и изисква по-ранна заявка на зала, кетъринг и DJ.
Трябва ли задължително кетъринг, или може да поръчаме храна сами?
Кетърингът не е задължителен — собствените храна и напитки са разрешени. При 30–40 души и неформален тон поръчана храна и собствени напитки работят добре; при 60–100 души кетъринг със сервиз спестява много работа на отговорника за вечерта.
Има ли проектор за презентация на ръководството?
Проектор и екран не са стандартно оборудване на залата. Осигуряват се само при предварителна заявка и според наличност, затова ги споменете още при запитването, ако официалната част включва презентация.
Колко рано трябва да резервираме зала за фирмено парти?
Колкото по-рано, толкова по-голям избор на дата, особено за петъци и за декември. Решете датата и залата първи, защото кетърингът и DJ дават ангажимент само срещу потвърдена дата. Свободната дата се проверява през календара, а екипът потвърждава наличността.